In diesem Artikel geht es um die Erstellung eines Prozesses, der dabei helfen wird, Einladungen zum Autowebinar an die Nutzer zu versenden und nachzuprüfen, wer das Autowebinar besucht und wer es nicht besucht hat, und davon abhängig den Kunden zur Aufgabe einer Bestellung oder zum Anschauen des Webinars zu bewegen.
1. In welchen Fällen wird dieser Prozess verwendet?
Bevor das Audiowebinar durchgeführt wird, muss man an die Nutzer eine Reihe von E-Mails absenden. Sie dienen dem Zweck, die Nutzer an das Datum und die Uhrzeit des Webinars zu erinnern, sie aufzuwärmen und den Link zum Webinarraum zuzustellen.
Bei regelmäßig durchzuführenden Webinaren (mehrmals am Tag zu verschiedenen Zeiten oder wöchentlich, und zwar mehrmals in der Woche an verschiedenen Wochentagen) wird es notwendig, den Kunden zu einem bestimmten Webinar je nach Tag und/oder Zeit der Anmeldung zu leiten und dementsprechend ihm unterschiedliche E-Mails zu senden. In diesem Fall ist ein Prozess sehr gut angebracht.
2. Objekte, die zur Umsetzung des Prozesses erforderlich sind
1. Gruppen
2. Seite mit dem Anmeldungsformular
3. E-Mails
2.1. Gruppen
Für die weitere Arbeit und eine einfachere Segmentierung der Nutzer muss man Gruppen anlegen. In diesem Prozess werden 3 Gruppen verwendet:
1. Nutzer, die sich zum Autowebinar angemeldet haben.
2. Nutzer, die zum Autowebinar nicht gekommen sind.
3. Nachakquisition nach dem Autowebinar.
Diese Segmentierung der Nutzer wird es ermöglichen, Ihre Arbeit beim Versenden von E-Mails, Starten der Prozesse usw. fachgerechter und bequemer zu gestalten.
2.2. Seite mit dem Formular
Für die Anmeldung der Nutzer zum Autowebinar muss man eine Seite mit dem Anmeldungsformular erstellen. Im Abschnitt Formularbearbeiter muss man zwei Bearbeiter einfügen: Aufnahme in die Gruppe und Prozess starten. Bitte beachten Sie: beim Einfügen der Bearbeiter ist es wichtig, deren Reihenfolge bestehen zu lassen.
2.3. E-Mails
Um das Webinar zu annoncieren, muss man zu versendende E-Mails erstellen. Es müssen nutzerbezogene E-Mails sein. Für die Versendung der E-Mails aus dem Prozess heraus müssen sie den Status Entwurf haben. Die Kriterien An wen versenden und Wann versenden sind standardmäßig vorgegeben.
Im Beispiel, das in diesem Artikel angeführt wird, werden 5 Arten von E-Mails verwendet:
- am Tag der Anmeldung — 2 separate E-Mails für den Dienstag bzw. Donnerstag;
- heutiges Webinar;
- eine Stunde vor dem Webinar;
- 15 Minuten vor dem Webinar.
2.4. Webinarraum
Zum Einrichten des Webinarraums werden Sie ein im Vorfeld erstelltes Skript brauchen.
Den Link zum Webinarraum muss man in der E-Mail senden. Man kann zusätzlich den gruppenbezogenen Zugriff nur für jene Nutzer einrichten, die sich vorher zum Webinar angemeldet haben. Dadurch wird die Möglichkeit des Nutzers eingeschränkt, den Webinarraum nach Abschluss des Autowebinars zu besuchen.
Beim eingeschränkten Zugriff auf den Webinarraum muss der Nutzer beim Einstieg autorisiert werden. Zur Autorisierung des Nutzers senden Sie in der E-Mail einen Autorisierungslink.
Dies wird Ihnen die Möglichkeit geben, nach Abschluss des Autowebinars nachzuprüfen, welche Nutzer es besucht haben.
3. Erstellung des Prozesses
3.1. Objekt des Prozesses
Man muss den Prozess für das Objekt Nutzer erstellen, weil die E-Mails an jene Nutzer versendet werden, die sich zum Webinar angemeldet haben. Das Vorhandensein von Bestellungen und Einkäufen spielt dabei keine Rolle.
3.2. Starttyp und Einstiegskriterium (Segment)
Der Prozess wird aus dem Formular gestartet, in dem sich der Nutzer zum Webinar anmeldet. Deshalb ist die massenweise Erstellung der Aufgaben deaktiviert.
Wenn im Formularbearbeiter Prozess starten im Kontrollkästchen bei Erneut starten, falls die Aufgabe für diesen Nutzer vorher gestartet wurde, ein Häkchen steht, wird der Nutzer in den Prozess mehrmals gelangen können, d.h. jedes Mal, wenn er sich in diesem Formular anmelden wird.
Bei Bedarf kann man auch den Typ Regelmäßig nachprüfen verwenden: der Prozess wird die ganze Zeit laufen, denn die Webinare werden ständig durchgeführt. Das Segment kann man je nach Gruppe erstellen, in die die Nutzer während der Anmeldung im Formular aufgenommen werden.
In diesem Fall wird der Nutzer nur ein Mal in den Prozess gelangen können, nämlich nach der ersten Aufnahme in die Gruppe.
3.3. Allgemeine Grundsätze der Prozesserstellung
Wir werden die Nutzer im Prozess mit Hilfe des Blocks Aktuelle Zeit auf verschiedenen Pfaden weiter leiten, in Abhängigkeit vom Datum und der Uhrzeit der Anmeldung zum Webinar.
Wir werden die E-Mails mit Datum und Uhrzeit des Webinars sowie mit dem Link zum Webinarraum mit Hilfe der Operation E-Mail senden versenden.
Zum Versenden der E-Mails zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Wochentag werden wir die Blocks Verzögerung und In Erwartung des Kriteriums benutzen.
3.4. Aufgabe des Prozesses
- Die Autowebinare werden regelmäßig, zwei Mal die Woche, dienstags und donnerstags um 20:00 Uhr, durchgeführt.
- Nach der Anmeldung zum Webinar muss man dem Nutzer eine E-Mail mit Angabe des Tags und der Uhrzeit des nächsten Webinars absenden.
- Falls der Nutzer sich am Tag des Webinars jedoch weniger als eine Stunde vor Beginn angemeldet hat, wird er zum nächsten Webinar geleitet.
- Am Tag des Webinars sind an die Teilnehmer einige E-Mails mit einer Erinnerungsnotiz zu versenden:
- An jene Nutzer, die sich im Vorfeld, an vorangegangenen Tagen angemeldet haben – um 10:00 Uhr; falls der Nutzer sich am Tag des Webinars angemeldet hat, wird an ihn nur eine E-Mail gleich nach der Anmeldung gesendet, so dass eine wiederholte Versendung um 10:00 Uhr nicht erforderlich ist.
- Eine Stunde vor Webinarbeginn — um 19:00 Uhr.
- 15 Minuten vor Webinarbeginn — um 19:45 Uhr.
- Nach Abschluss des Autowebinars muss man den Nutzern den Zugriff auf die Seite des Webinars wegnehmen. Die Nutzer sind nach den Kriterien Beim Webinar abwesend/Beim Webinar anwesend, Bestellung erstellt/Keine Bestellung erstellt zu segmentieren. Die nachfolgende Arbeit mit verschiedenen Nutzersegmenten wird verschiedenartig gestaltet.
3.5. Schema des Prozesses:
3.6. Blocks, die im Prozess benutzt werden
Mit diesem Block wird der aktuelle Wochentag und die aktuelle Uhrzeit bestimmt und die Aufgabe auf verschiedenen Pfaden des Prozesses weiter geleitet.
3, 4, 5, 9, 11. Operation E-Mail senden
Über diesen Block werden dem Nutzer an seine E-Mail-Adresse Informationen über das Datum und die Uhrzeit des nächsten Webinars sowie der Link zum Webinarraum gesendet.
6, 7, 8. In Erwartung des Kriteriums
Dieser Block wird nicht dazu verwendet, um die Erfüllung des Kriteriums nachzuprüfen, sondern dazu, um die vorgegebene Zeit am jeweiligen Wochentag abzuwarten.
Statt des Blocks In Erwartung des Kriteriums kann man den Block Verzögerung benutzen. Dabei muss man unbedingt die Verzögerungszeit vorgeben, sei es nur eine Minute.
10, 12. Verzögerung
Dieser Block ermöglicht es, die E-Mails am Tag des Webinars nach Ablauf der vorgegebenen Zeit zu versenden. Und den Abschluss des Webinars abzuwarten, bevor nachgeprüft wird, welche eingeladenen Nutzer am Webinar teilgenommen haben.
14, 16. Kriterium
Das Kriterium ermöglicht es zu ermitteln, ob der Nutzer beim Webinar anwesend war, ob er eine Bestellung aufgegeben hat. Und je nach Ergebnis die Nutzer zu segmentieren, indem sie verschiedenen Gruppen zugewiesen werden.
13. Operation Aus der Gruppe entfernen
Diese Operation ermöglicht es, dem Nutzer den wiederholten Zugriff auf den Webinarraum wegzunehmen, wenn der Zugriff gruppenbezogen gewährt wurde.
15, 18. Operation In die Gruppe aufnehmen
Diese Operation ermöglicht die Segmentierung der Nutzer nach verschiedenen Kriterien.
Zu unseren Dienstleistungen gehört auch das Einrichten der Prozesse durch die Mitarbeiter von GetCourse:
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